Электронными трудовыми договорами и книжками россиянам грозят давно. Но пока в министерствах решают, какие именно документы надо переводить в цифровой формат, обычного работника волнует, не пропадет ли вся информация. Эксперты говорят, что при любом выборе модели кадрового документооборота есть возможности для сохранения данных. Кроме того, всегда можно потребовать бумажную копию документов.
С лета этого года реальностью стали электронные больничные листы. Такие же трудовые договоры и книжки тоже рано или поздно станут реальностью. Впервые о переводе кадровых документов в цифровую версию заговорили еще в 2012 году. Тогда правительство предложило дополнить ТК РФ нормами об особенностях регулирования труда дистанционных работников. И именно для них предлагалось ввести электронные трудовые договоры. Затем речь пошла о трудовых книжках. Тема то поднималась, то снова затухала.
В августе этого года стало известно, что Минтруд подготовил ряд предложений по внедрению электронного документооборота. Конкретики приведено не было, лишь общие позиции. В частности, работодатель сможет сам решать, как вести кадровый документооборот - у документов будет равная сила. Расходы же лягут на работодателя. У работника сохраняется право затребовать бумажную копию.
При Минтруде уже создана рабочая группа по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота. В ее составе представители различных федеральных ведомств: Минкомсвязь, Минфин, Минтруд, Роструд, Пенсионный фонд, НИИ труда Минтруда. Группа должна подготовить законодательные предложения.
- Создана рабочая группа, но состоялось лишь одно заседание, на котором обсуждалось, какие именно документы должны стать электронными, - сообщила “Солидарности” пресс-служба Минтруда. - Пока единого взгляда на этот вопрос не выработано.
Между тем во многих странах электронный документооборот уже применяется. Так, в Испании, Канаде и Германии социальные ведомства получают информацию от работодателя через автоматические отчеты из бухгалтерских или кадровых систем учета.
Часто встречается схема, когда компания подает все сведения в налоговую службу, откуда они поступают в ведомства труда и пенсионные ведомства. При этом сотрудник может через личный кабинет в системе пенсионного обеспечения увидеть, сколько средств ушло в пенсионную систему и на какие выплаты он может рассчитывать.
При любой схеме у работника сохранено право получить документы в бумажном виде. С точки зрения сохранности данных система весьма безопасна: поскольку за хранение информации отвечает не только работодатель, но и государство, гражданин может затребовать необходимые сведения не только у работодателя, но и у государства.
В разных странах по-разному используют возможности цифрового документооборота. В Германии большая часть кадровых документов по-прежнему остается в бумажном виде. А в Эстонии предпочитают электронный документооборот.
Но может ли работник рассчитывать на то, что его данные не пропадут при переходе на цифровой кадровый документооборот? Об этом “Солидарности” рассказал Игорь Москалев, представитель ООО “Оператор банковской кооперации”:
- Хранить информацию можно по-разному. Можно у себя в бункере, а можно в распределенных реестрах. Как это будет исполнено - зависит о того, какой примут закон. Есть разные принципы реализации. К примеру, централизованная база: единый реестр в ведении государства. При этом сохранность информации достигается промышленным способом. Она копируется, помещается на носители. Проблема такой системы в том, что данные могут быть искажены или частично утеряны - имена можно заменить беспорядочным набором знаков. Или произойдет авария, и часть информации, накопленная в период между резервированием копии и аварией, будет утрачена.
Может быть реализована система нескольких централизованных баз данных. В этом случае риски утратить информацию существенно ниже. Но риск искажения все равно есть. Известна и система распределенных реестров. Там информация не может быть изменена одним пользователем, и воспользоваться ей могут все: профсоюзы, потенциальные работодатели, кадровые агентства, институты. Такая модель серьезно повышает прозрачность. Достаточно просто скачать базу данных. Из минусов этой системы - не решена проблема скорости. А по стоимости любой вариант реализации обойдется примерно одинаково.
Но тут встает вопрос защиты персональных данных. Данные о рабочем месте не относятся к персональным. Персональные данные - это паспортные данные, СНИЛС, место проживания, номер телефона и так далее. И для их защиты нужны организационные и технические возможности. Персональные данные должны быть доступны лишь по запросу к самому человеку и с его разрешения. К примеру, компания видит, какую должность он занимает, как давно - и делает запрос на предоставление персональных данных. А человек сам решает, соглашаться или нет. Этого можно добиться с помощью разных технических решений - личный кабинет, мобильное приложение… не важно. Главное - принцип: персональные данные предоставлять самому.