Федерация профсоюзов Архангельской области представляет методику расчета отпускных, используя которую, профсоюзные активисты смогут проверять правильность начисления выплат членам профсоюза в своих организациях. В большинстве случаев для подобной проверки достаточно иметь на руках расчетные листки работника за последние 12 месяцев до начала отпуска.
1. Pасчетное количество дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода = [Число полностью отработанных месяцев] х [Среднемесячное число календарных дней (29,4 - на основании ст. 139 ТК РФ)].
2. Количество календарных дней в месяце, отработанном не полностью = [Среднемесячное число календарных дней (29,4)] : [Количество календарных дней месяца, отработанного не полностью] х [Количество отработанных календарных дней в данном месяце].
Если месяцев, отработанных сотрудником не полностью, несколько, то количество календарных дней нужно определить по каждому из них. Полученные результаты складываются и округляются до двух знаков после запятой.
3. Количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка = [Количество календарных дней в полностью отработанных месяцах] + [Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах].
4. Среднедневной заработок = [Сумма выплат, начисленных в расчетном периоде] : [Количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка].
Правила расчета среднего заработка закреплены в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Учитываемые в среднем заработке выплаты, а также те суммы, которые исключаются из расчета, перечислены в п. п. 2 и 3 данного Положения. В п. 5 этого документа указано время, которое необходимо исключить из расчетного периода. Это все то время, за которое сотруднику начислялась оплата труда исходя из среднего заработка, а именно: срок болезни, отпуска, служебной командировки и др. Суммы, начисленные за эти периоды, также исключаются из расчета.
5. Сумма отпускных = [Сумма среднего заработка] х [Количество календарных дней отпуска].
Работница с 21.05.2013 уходит в отпуск на 14 дней. Расчетный период для начисления отпускных - с 1.05.2012 по 30.04.2013. В июле 2012 года ей предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 дней, а в декабре 2012 года она 10 дней болела. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Таким образом, всего она отработала полностью 10 месяцев из 12, а также 3 календарных дня в июле и 21 календарный день в декабре 2012 года.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу работницы составили 360 200 руб., из них отпускные - 26 700 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 8300 руб. Рассчитаем сумму полагающихся отпускных.
1. Количество дней, учитываемых для расчета среднего заработка в полностью отработанных месяцах, равно 294 дня (10 мес. х 29,4).
2. Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в июле, составило 2,85 дня (29,4 : 31 дн. х 3 дн.), а в декабре 2012 года - 19,92 дня (29,4 : 31 дн. х 21 дн.). Общее количество дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 316,77 дня (294 дн. + 2,85 дн. + 19,92 дн.).
3. Сумма выплат, начисленных в расчетном периоде (в учитываемые выплаты не входит средний заработок, сохраняемый во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности): 360 200 руб. - 26 700 руб. - 8300 руб. = 325 200 руб.
4. Средний дневной заработок равен 1026,61 руб. (325 200 руб. : 316,77 дн.).
5. Рассчитываем отпускные: 14 372,54 руб. (1026,61 руб. х 14 дн.).
Учесть премию при расчете среднего заработка можно, если выполнены общие условия, установленные п. 2 вышеупомянутого Положения, а именно: премия должна быть предусмотрена системой оплаты труда (например, прописана в Положении о премировании) и начислена в расчетном периоде. Такое разъяснение содержится в Письме Минфина России от 22.03.2012 № 03-03-06/1/150.
Однако поскольку премия может охватывать разные по продолжительности периоды (ежемесячная, за квартал, за год и т.п.), то при включении их в расчет среднего заработка нужно учитывать нюансы, прописанные в п. 15 Положения.
Ежемесячные премии можно включить в расчет, если время, за которое они начислены, входит в расчетный период. А если за одни и те же показатели по итогам месяца начисляется несколько премий, то в расчет среднего заработка можно включить только одну. Какую именно, решает работодатель и отражает это в Положении о премировании или отдельном приказе. Например, это может быть наибольшая по сумме премия. Данный порядок учета действует и в ситуации, когда за расчетный период, равный 12 месяцам, за один и тот же показатель сотруднику начислены 13 ежемесячных премий. Учесть получится только 12 из них.
Квартальные премии, начисленные в расчетном периоде, учитываются в полной сумме, если время, за которое они начислены, полностью входит в расчетный период. А если нет, нужно учитывать одну месячную часть такой премии за каждый месяц расчетного периода.
Годовая премия за предшествующий отпуску календарный год учитывается полностью независимо от времени, когда она была начислена. Главное, чтобы такая премия относилась к календарному году, предшествующему отпуску. А как быть, если годовая премия начислена уже после того, как сотрудник отгулял отпуск? В этом случае средний заработок, исходя из которого начислялись отпускные, нужно пересчитать, включив в него годовую премию, а разницу выплатить работнику. Это подтверждает и Роструд в письме от 03 мая 2007 года № 1253-6-1.
Разовые премии к празднику или юбилейной дате можно включить в расчет при расчете отпускных, если выполнены необходимые условия: подобные премии предусмотрены системой оплаты труда и начислены в расчетном периоде. Соответствующее разъяснение содержится в Письме Минфина России от 22.03.2012 № 03-03-06/1/150.
В большинстве случаев разовые премии приурочены к определенному событию (выполнение плановых показателей, праздничная дата) и не относятся к промежутку времени. Значит, при расчете отпускных их можно учесть в полном объеме.
Однако возможна ситуация, когда разовая премия выплачивается и за определенный период. Например, за ввод в действие объекта со сроком строительства три года. Если продолжительность премиального периода превышает продолжительность расчетного периода, при определении отпускных такую премию нужно учитывать в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. При этом если сотрудник отработал расчетный период не полностью, сумму премии необходимо пересчитать пропорционально отработанному времени.
Итак, премии, начисленные за фактически отработанное время (ежемесячные, ежеквартальные и др.), корректировать не нужно. Остальные премии, например вознаграждение по итогам работы за год, нужно учитывать пропорционально отработанному времени в расчетном периоде. Рассчитываем учитываемую сумму так: [Премии, принимаемые в расчет в случае, когда расчетный период отработан не полностью] = [Премии, начисленные сотруднику] : [Количество рабочих дней в расчетном периоде по норме] х [Количество отработанных дней в расчетном периоде].
Работнику с 10.01.2012 предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (январь - декабрь 2011 года) отработан полностью. Зарплата, учитываемая при расчете среднего заработка, составила 324 000 руб. В марте 2012 года выплачена премия по итогам работы за 2011 год - 10 000 руб. Определим сумму отпускных и сумму доплаты, положенных работнику:
1. Сумма отпускных, начисленная до начала отпуска: 25 714,29 руб. (324 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. х 28 дн.).
2. Поскольку годовая премия за 2011 год начислена после выплаты отпускных, средний заработок нужно пересчитать. Конечная сумма отпускных равна 26 507,94 руб. [(324 000 руб. + 10 000 руб.) : 12 мес. : 29,4 дн. х 28 дн.]. Соответственно, после начисления годовой премии работнику надо доплатить 793,65 руб. (26 507,94 руб. - 25 714,29 руб.), удержав предварительно НДФЛ.
В марте 2012 года работнице была начислена премия за I квартал - 7000 руб., а в апреле - премия за апрель - 3000 руб. Премии выданы согласно положению о премировании.
С 14.05.2012 работница ушла в отпуск на 14 дней. Расчетный период (с 1.05.2011 по 30.04.2012) отработан не полностью, поскольку в марте 2012 года она болела 5 рабочих дней. За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу работницы без учета премий составили 270 400 руб., из них по листку нетрудоспособности - 3700 руб. Рассчитаем сумму полагающихся отпускных.
1. Рассчитаем количество дней приходящихся на расчетный период. Работница из 12 месяцев полностью отработала 11, а также 26 дней в марте 2012 года. Количество дней, учитываемых в расчете среднего заработка в полностью отработанных месяцах, равно 323,4 дня (11 мес. х 29,4). Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в марте, составило 24,66 дня (29,4 : 31 дн. х 26 дн.). Общее количество дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 348,06 дня (323,4 дн. + 24,66 дн.).
2. Рассчитаем сумму выплат, начисленных в расчетном периоде. Апрель 2012 года входит в расчетный период. Значит, при расчете отпускных можно учесть всю начисленную в этом месяце премию - 3000 руб.
А вот квартальную премию необходимо пересчитать, поскольку I квартал бы отработан не полностью, а премия начислена без учета отработанного времени. Сумма премии, которая увеличит средний заработок, составит 6385,96 руб. (7000 руб. : 57 раб. дн. х 52 раб. дн.). В учитываемую сумму выплат не входит пособие по временной нетрудоспособности, следовательно, отпускные нужно рассчитывать исходя из 276 085,96 руб. (270 400 руб. - 3700 руб. + 3000 руб. + 6385,96 руб.).
3. Определяем средний дневной заработок. 276 085,96 руб. : 348,06 дн. = 793,21 руб.
Отпускные следует начислить в сумме 11 104,94 руб. (793,21 руб. х 14 дн.).
При поощрении одного, нескольких или всех сотрудников отдела средний заработок рассчитывайте исходя из реально начисленных сумм без каких-либо поправок. А вот в случае, когда оклады и тарифные ставки повышались всем работникам организации, начисленные до повышения выплаты придется увеличить. Порядок расчета среднего заработка в случае повышения зарплаты в целом по организации мы представили на схеме.
Продолжение следует