С имуществом в наем

Рисунок Дмитрия Петрова

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

В законодательстве отсутствуют какие-либо ограничения видов имущества, которое может быть использовано работником для выполнения работ. Поэтому допускается использование любого имущества, не запрещенного к обороту. Наиболее распространенными примерами использования личного имущества работника в служебных целях являются поездки по рабочим вопросам на личном автомобиле; выполнение работ с использованием персонального компьютера и иной оргтехники работника; использование личного мобильного или стационарного телефона и других средств связи; использование инструментов и оборудования работника. Особенно характерно использование личного имущества при надомной и дистанционной работе (ст. ст. 310, 312.1 ТК РФ).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику, который использует в работе личный инструмент, автотранспорт, оборудование, другие технические средства и материалы, гарантируется выплата денежной компенсации за использование, износ (амортизацию) указанного имущества, а также возмещение других расходов, связанных с использованием данного имущества. Для выплаты такой компенсации установлено обязательное условие: работник должен использовать личное имущество с ведома (по поручению) работодателя и в его интересах. Если работник использовал личное имущество по собственной инициативе и в личных целях (пусть даже и в рабочее время), работодатель не обязан выплачивать компенсацию, а работник не вправе ее требовать.

Поскольку любая выплата требует документального основания, договоренность об использовании работником личного имущества для выполнения работы и о выплате работодателем компенсации обязательно должна быть оформлена в письменной форме. Как правило, в таких случаях работник и работодатель заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. Также условия использования личного имущества работника и возмещения ему затрат могут быть включены в трудовой договор при его заключении.

В отношении надомников (лиц, заключивших трудовой договор о выполнении работы на дому), согласно ч. 2 ст. 310 ТК РФ, выплата компенсации за износ используемых работником личных инструментов и механизмов и возмещение иных расходов производятся работодателем в порядке, установленном трудовым договором.

Содержание соглашения об использовании личного имущества работника и порядке возмещения связанных с этим расходов имеет большое значение. Помимо того, что соглашение защищает работника от произвола со стороны работодателя, оно оказывает влияние на налогообложение компенсационных выплат в пользу работника.

Форма соглашения законодательством не установлена. Единственным обязательным требованием, предусмотренным ст. 188 ТК РФ, является указание размера возмещения расходов. Других требований законодательство не предусматривает. Стороны свободны в определении круга вопросов для включения в соглашение. Представляется, что оно должно включать следующие условия:

- наименование используемого работником личного имущества;

- стоимость имущества на момент заключения соглашения;

- права работника на используемое имущество (право собственности, аренда, распоряжение имуществом по доверенности и т.п.);

- количественные характеристики работ, выполняемых с использованием имущества работника;

- распределение расходов на ремонт имущества, замену комплектующих, расходных материалов и т.п.;

- виды выплат в пользу работника в связи с использованием его имущества (компенсация за использование, компенсация за износ, возмещение иных расходов);

- порядок, сроки, размер выплат;

- срок действия соглашения.

Помимо перечисленных, в соглашение могут включаться и иные условия, актуальные при использовании тех или иных видов имущества.

ПОРЯДОК ВЫПЛАТ

Для заключения соглашения работодатель может потребовать от работника представить документы, подтверждающие права работника в отношении имущества и характеристики этого имущества (договор купли-продажи, регистрационное свидетельство, техническую документацию, кассовые и товарные чеки и др.). Это необходимо для подтверждения использования работником именно личного, а не иного имущества, а также для расчета компенсационных выплат.

Трудовое законодательство не ограничивает работника и работодателя в установлении любого взаимоприемлемого размера возмещения расходов в связи с использованием имущества работника. В то же время для отдельных видов имущества нормы возмещения расходов установлены законодательно. Это не означает, что стороны соглашения не могут установить более высокий размер возмещения расходов. Но законодательные нормативы влияют на налогообложение указанных выплат.

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, - в пределах норм, установленных законодательством РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 9 ФЗ № 212 от 24.07.2009 “О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования”, указанные виды компенсаций в пределах установленных в соответствии с законодательством РФ норм не подлежат обложению страховыми взносами.

В целях исчисления налога на прибыль организаций, согласно п. 25 ст. 255 НК РФ, в расходы налогоплательщика на оплату труда, не облагаемые указанным налогом, включаются произведенные в пользу работника расходы, предусмотренные трудовым договором и (или) коллективным договором. К таковым относятся и компенсационные выплаты в связи с использованием личного имущества работника в служебных целях, кроме использования личных легковых автомобилей. В отношении автомобилей применяется пп. 11 п.1 ст. 264 НК РФ, согласно которому расходы налогоплательщика на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных правительством РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Это уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций.

Таким образом, если размеры компенсаций за использование личного имущества работника ограничены законодательно установленными нормами, то выплаты в пользу работника, превышающие такие нормативы, хотя и возможны, но будут облагаться соответствующими налогами в полном объеме.

В качестве примера ограничения размера освобождаемых от налогообложения компенсационных выплат за использование личного имущества работника в служебных целях можно привести постановление правительства РФ от 08.02.2002 № 92 “Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов...”. Данный акт позволяет освободить от налога на прибыль сумму компенсации в 1200 руб. в месяц для автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно; для автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. - 1500 руб. в месяц; для мотоциклов независимо от характеристик - 600 руб. в месяц.

При установлении и исчислении компенсаций за использование личного имущества работника на практике часто возникают споры между налогоплательщиками и налоговыми органами относительно обоснованности установления компенсаций, правильности уплаты налогов и т.п. В связи с этим необходимо обращать внимание на разъяснения позиции органов власти по данным вопросам, периодически выпускаемые федеральными министерствами и ведомствами.

Так, в письме Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 содержатся следующие разъяснения относительно порядка и условий выплаты компенсации за использование работником личного автомобиля в служебных целях:

- компенсации работнику выплачиваются в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;

- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя организации, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);

- в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт); дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;

- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Следование данным разъяснениям поможет избежать претензий со стороны налоговых органов.